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最終更新日：2023/03/23

本気で仕事の依頼を考えている依頼者だけを選びたい

ビジネスでは少しの機会損失もないように、電話やFAX、メール、Webフォームなどあらゆる手段で問い合わせに対応するのが普通の考え方なのかもしれないが、それぞれに一長一短があり単純に受付窓口を広げればいいというものでもなさそうである。

自分の名前を伏せて聞きたいことだけ聞ける電話は、利用者にとって簡単で非常に都合のよいツールに感じるが、単純ゆえにトラブルも多く連絡の行き違いや言った言わないになることも多い。
一方で、メールやフォームは電話と違い入力する手間がかかる反面、記録が残るためトラブルの原因もわかりやすく、すぐに対応できない場合でも空き時間に見られるので都合がいい。
また、依頼者にとっても自分の希望や詳細をじっくりと考えてから伝えられるので、言いそびれることなどが少ない。

単純に電話での対応が苦手なこともあるが、様々な理由により電話よりメールなど文字による連絡のほうが優れた点が多いことに気づき、メールによる依頼だけに変更することも考えている。

電話によるデザインの依頼に不都合を感じ始めたのは

仕事はできるだけ断りたくない。
デザイン業界に限らず誰もがそう考えながら仕事に取り組み、依頼されることに感謝して働いているだろう。
しかし、突然電話連絡を受けて、限られた時間の中で伝えたいことや聞きたいことをうまく話すことは難しいと改めて感じる。

長年仕事に携わってくると、名前を伏せたまま内容も言わず「チラシを作って欲しいけど、どうしたらいい？」とだけ尋ねるような失礼な電話が増え、対応するのも億劫に感じることさえある。
加えて、後日連絡するようにお願いしても音信不通の人やメールの送付依頼に一切応じない人など、電話という気軽さゆえに雑な対応の人が目立つようになってきたことも電話による不都合を感じた要因のひとつである。

何かに本気で取り組む意志のある人は面倒臭がらずに方法に従う

ところで、実際に人から聞いた話として、学習塾や不動産などを本気で選ぼうとする人は、面倒臭がらず同業他社の情報をしっかりと見比べてじっくり考えてから選ぶのだという。
だから、見た目が良くない文字ばかりの広告でも彼らにとっては情報量の多さで好まれるそうだ。
つまり、電話なら誰でも簡単に掛けられるが、本気でデザインの依頼を考えているのなら面倒臭い文字入力でもするはずである。

「いつでもどこでも誰の依頼でも受ける」という気持ちも大切にしたいが、あまりにも志の低い人や思慮の浅い人からの依頼を受けると往々にしてトラブルになることが多いため、事前に区別したいという気持ちもあり、できるだけ本気の依頼だけを受けたいと考えるようになった。

様々なトラブル回避のためにも記録を残すことは重要

電話による言葉は録音しなければ残ることはなく、毎回電話の音声を記録する人はほとんどいない。
大切な仕事の打ち合わせや会議を電話だけで済ませると、後日トラブルになった際に証明するものがないため原因追求ができず、言った言わないに終始し解決に至らない。
過去の様々な経験から、大切な事柄は文章にして双方やり取りしているが、証拠を残すという意味でも電話で記憶に残すよりメールで記録に残すほうがより重要である。

ビジネスにおける機会損失も重要な問題であるが、デザイナーと依頼者の双方にとってメリットがあり損失が少ない方法、そしてトラブルの際に困らない方法を採ることが重要ではないだろうか？