仕事の依頼を本気で考える人だけを選びたい
仕事上の機会損失をなくすため、電話やFAX、メール、Webフォームなど多くの窓口を設けるのが一般的だが、単純に窓口を広げれば良いというものではなさそうだ。
例えば、自分の名前を伏せて聞きたいことだけ聞ける電話は利用者にとって都合のよいツールだが、後々言った言わないなどのトラブルや連絡の行き違いが起こる可能性もある。
一方、メールやフォームは入力する手間は掛かるが、電話と違いゆっくり考えながら内容を入力できて記録にも残るためトラブルの原因が明確化される。
だから、今後はメールやフォームによる問い合わせだけにすることも検討している。
手軽さを利用した不都合な連絡が増加
電話対応や話が苦手な人にとって限られた時間で伝えたいことや聞きたいことを話すことは難しく、特に作業に集中している時に連絡が多いため、即座に対応できず悩むことが多かった。
また、自らを名乗ることなく聞きたいことだけを聞いて電話を切る人や、後日メールや折り返しの連絡をお願いしても応じてくれず音信不通になる人も増えて徐々に対応が億劫に感じてきた。
電話という気軽さゆえに雑な対応の人が目立つようになってきたため、連絡先の窓口について真剣に考え始めた。
真剣に選ぶ人間は面倒を面倒とは感じない
実際に知人から聞いた話として、本気で学習塾や不動産などを選ぼうとする人は、同業他社の情報を面倒くさがらずにじっくり時間を掛けて見比べてから選ぶのだという。
つまり、誰でも簡単にかけられ名前を伏せて聞きたいことだけを聞ける電話とは違い、文字を打ち込んで送信する手間がかかるメールやフォームであっても、デザインの依頼を本気で考えている人であれば対応してくれるだろうと考えた。
また、電話対応が苦手な自分でも時間を気にせず丁寧に返信できるため、聞き漏らしや言い残しなどが発生することも少なくなる利点がある。
様々なトラブル回避のためにも記録を残すことが重要
大切な仕事の打ち合わせを電話だけで済ませてしまうとトラブルに遭遇した場合に原因の追求ができず、言った言わないに終始して解決に至らないことがよくある。
過去に経験したトラブルから打ち合わせに際してはICレコーダーを利用しているが、常に持ち歩いていないので大切な事柄についてはメールなど文章にしてやり取りするようにしている。
何かあってからでは遅いため、証拠を残すという意味でも電話で記憶に残すよりメールで記録に残した方が賢明である。