情報のやり取りは互いに責任を持って直接担当者同士で行う

子供の頃には感じなかった「伝言ゲーム」の教訓が、大人になってから理解できるようになってきました。

伝言ゲームは、言葉を伝えるうちに最初の人と最後の人で言葉の食い違いが生じてしまう楽しいゲームではなく、伝える人数が増えれば正確性を失うため、伝達相手は少なく内容もシンプルにすべきという教訓があります。

ビジネスの現場でもトラブルを回避するために仲介者をなくし、担当者同士で情報の伝達を行うことが望ましいです。

子供の頃の伝言ゲームはデザイナーの教訓として生かされている

小学生の頃、自習の時間を利用して行われた「伝言ゲーム」。
前の席から順に後ろへ言葉を伝え、最後列の人がその答えを発表する単純なゲームです。

言葉が長いと間違わずに伝えることは難しく、途中で誰かが聞き間違えや伝え間違えをしてしまいます。

子供のころに経験したこのゲームが、デザイナーとなってから役立つとは思いませんでした。

長い情報を正確に伝えたり覚える難しさ、伝える人間が多ければミスにつながるということを社会人になってから学び、経験してきました。

ビジネスの現場では、仕事の依頼者本人ではなく営業担当などと話を進めることがよくあります。
仕事の規模が大きくなるに連れて関わる人数も増え、情報の統制も取りづらくなります。

実際に、担当者以外の人間が仲介役として仕事に参画したことがあり、情報の把握や技術的な知識が乏しいことで仕事の進行に影響が出はじめ、結果的に大きなトラブルにつながりました。

このようなトラブルを経験したことが伝言ゲームはミスにつながりやすく、ビジネスの現場では避けなければならないと感じるキッカケとなりました。

では、できる限り情報を相手へ正確に届けるためにはどうすれば良いのでしょう？

トラブルを避ける最善の方法は、仕事の担当者同士が直接やり取りをし、間に誰も入れないことです。

たとえ大掛かりなプロジェクトでも、まずは各部門で最終決定者を決め、部門内で情報を集約した後にトップ同士で意見交換をするなど、情報の流れを把握しやすくする事が重要です。

関わる人間が増えれば確認の機会も増えるためミスを未然に防げそうですが、皆の認識が同じになりづらく責任も分散されやすいため、最小限の人員で構成したほうが良いでしょう。

また、すべて口頭ではなく必ずメールや手書きの文章など文字や音声情報として記録に残し、トラブルが発生した際に原因や責任の所在がわかるようにしておくことも重要です。