情報のやり取りは互いに責任を持って直接担当者同士で行うこと
子供の頃には感じなかった伝言ゲームの教訓が大人になって理解できるようになってきた。
伝言ゲームは最初と最後で答えがまるで違うようになる面白おかしいゲームなどではなく、伝える人間の数が増えれば正確性を失うので、伝達相手は少なくシンプルな内容にすべきだという学びがある。
ビジネスの場でもトラブル回避のために仲介者を少なくし、情報の伝達は担当者と直接行うようにすべきである。
子供の頃の何気ない経験が大人になって活かされ教訓となった
小学生の頃にレクリエーションの一環で行われた「伝言ゲーム」。
前の席から順に後ろへ言葉を伝え、最後列の人がその答えを発表する単純なゲームである。
言葉が長くなるに連れて一言一句間違わず伝えることが難しくなり、途中で誰かが聞き間違えたり伝え間違えるのが関の山だ。
子供のころ経験したこのゲームが大人になってから役立つとは思いもよらなかった。
伝言ゲームの教訓は、長い情報を正確に伝える難しさや橋渡しする人間が多ければミスにつながりやすいということだが、情報をできる限り正確に届けるにはどうすれば良いのだろう？
ビジネスにおける伝言ゲームはミスに陥りやすい
ビジネスの現場では仕事の依頼元ではなく代理店の担当者と話を進めることはよくあることだが、仕事の規模が大きくなると関わる人間の数が増えて情報の統制も取りづらくなる。
過去にも担当者以外で仕事の橋渡し役として参画したことがあったが、情報の把握や技術的な知識が乏しく満足に機能することはなく、結果的にトラブルにつながった経験があり、伝言ゲームのように伝える人が多くなればミスにつながりやすいことも理解している。
仕事を滞りなく進めるには担当者同士のやり取りを心掛ける
これまでの経験上、仕事での伝言ゲームは避けるべきであり、トラブルを避ける最善の方法は仕事の担当者と制作者が直接やり取りをして誰も間に入れないことである。
たとえ大掛かりなプロジェクトでも各部門で最終決定者を決め、部門内で情報を集約した後にトップ同士で意見交換をするなど、情報の流れを把握しやすくする必要がある。
関わる人が増えれば確認の機会も増えて未然にミスを防げそうだが、伝言ゲームのように皆が同じ認識になりづらく責任も分散されやすいため、最小限の人員で構成したほうが良い。
また、口頭だけでではなく必ずメールや手書きの文章などにして記録に残し、トラブルが発生した際に原因がわかるようにしなければならない。